Tietosuojaseloste

Työnhakijoiden henkilötiedot ja rekrytointi

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Mundilla keräämme ja käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Mundi Property Partners Oy (3243275-6)

2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Voit rekisteröitynä ottaa yhteyttä Mundiin kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla:

Mundi Property Partners Oy
Tietosuoja-asiat
Antti Pitkänen
antti.pitkanen@mundi.fi
050 555 5611

3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Mundin henkilöstön rekrytointi:

  • Työhakemuksen vastaanottaminen, käsittely ja säilyttäminen

  • Työnhakijan ja Mundin välisen työsopimuksen solmiminen

  • Työhakemuksen säilyttäminen mahdollista tulevaa rekrytointia varten.

  • Lisäksi tietoja käytetään tilastointiin ja raporttien tekemiseen erityisesti rekrytoinnin kehittämiseksi.

Tietojesi käsittely työnhakijana perustuu Mundin oikeutettuun etuun, kuten lähettämääsi työhakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä suostumuksellasi tehtävään henkilö- ja soveltuvuustestaukseen tai ilmoittamiltasi suosittelijoilta kerättäviin tietoihin.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään valitun työnhakijan ja Mundin välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia työnhakijoita koskevia henkilötietoja:

  • Perus- ja yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi (henkilötunnus työsuhdetta solmittaessa)

  • Yhteystiedot esim. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

  • Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot: työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus (työnantaja, tehtävänimike, tehtävänkuvaus), koulutus- ja tutkintotiedot, kielitaito, erityisosaaminen, työnäytteet ja muu osaaminen, työtodistukset

  • Tiedot ko. haettavan työtehtävän edellyttämistä seikoista ja erityisosaamisesta (esim. ajokortti)

  • Työnhakijan soveltuvuutta ja luotettavuutta koskevat arviot ja tarkastukset, kuten henkilö- ja soveltuvuusarviot, tiettyjen tehtävien ja projektien osalta tarvittaessa turvallisuusselvitys

  • Työnhakuprosessin aikana muodostuvat tiedot, kuten viestintä, haastattelut työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot

  • Tiedot suosittelijoista

  • Työnhakijan suostumuksella julkisesti saatavilla olevaa tietoa esim. LinkedIn tai muu sosiaalisen median palvelut

  • Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot, kuten valokuva.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään ensisijaisesti sinulta itseltäsi työnhakijana, tai suostumuksellasi suosittelijoilta tai testaukseen perustuen. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.

5. Mille tahoille luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme lähtökohtaisesti luovuta henkilötietojasi eteenpäin Mundin ulkopuolelle, emmekä siirrä henkilötietojasi EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Käytämme henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseen ja tietojen hallinnointiin ulkopuolisia palveluntarjoajia. Solmimme kaikkien palveluntarjoajien kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä ja edellytämme yhteistyökumppaneidemme käsittelevän henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.

6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Työnhakijoiden tietoja käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Varmistamme henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidemme tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Mundin oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään 15 kuukauden ajan rekrytointipäätöksen tekemisestä. Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilörekisteriin Mundin ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen. Avoimia työhakemuksia säilytetään 15 kuukauden ajan hakemuksen saapumisesta. Suostumuksellasi henkilötietojasi voidaan säilyttää myös kauemmin esim. tulevia rekrytointiprosesseja varten. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa asetetun Mundin velvoitteen täyttämiseksi.

7. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia työnhakijalle.

8. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

  • Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

  • Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.