Tietosuojaseloste

Asiakassuhteen hoito, myynti, markkinointi sekä hankinta- ja ostotoiminnot

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Mundissa keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen.

1. Rekisterinpitäjä

Mundi Property Partners Oy (3243275-6)

2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Voit rekisteröitynä ottaa yhteyttä Mundiin kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla:

Mundi Property Partners Oy
Tietosuoja-asiat
Antti Pitkänen
antti.pitkanen@mundi.fi
050 555 5611

3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- tai yhteistyösopimukseen (tilanteissa, joissa olet rekisteröitynä ko. sopimuksen osapuoli ja tietojen käsittely liittyy sopimuksen täytäntöönpanoon) tai Mundin oikeutettuun etuun (kuten asiakas- tai yhteistyösuhteen hoito, suoramarkkinointi, saatavien perintä) perustuen asiakassuhteeseen tai muuhun tarkoituksenmukaiseen yhteyteen tai yritys-/yhteisöasiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen.

Henkilötietojen käyttötarkoitus on:

  • Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi

  • Asiakasviestintä ml. palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt

  • Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen

  • Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen

  • Suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen

  • Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen

  • Toimittajien hallinta ja valvonta

  • Saatavien hallinta ja perintä

  • Asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta

  • Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen

  • Analysointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten.

4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat, verkkosivustolla vierailijat):

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

  • Tietoja henkilön edustamis- ja nimenkirjoitusoikeuteen liittyen

  • Asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaisuuksiin osallistuminen, asiakastyytyväisyyskyselyt tai palautteet)

  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

  • Markkinointitoimenpiteet (ml. segmentointi), niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim. uutiskirjeen tilaus

  • Verkkosivuston ja sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (kuten käyttäjätunnukset ja salasanat), kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet

  • Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

  • Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä

  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

Tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan Mundin kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan ja/tai yhteistyökumppanin antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

5. Mille tahoille luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Mundin ulkopuolelle, eikä niitä siirretä ETA-alueen ulkopuolelle. Käytämme kuitenkin HubSpotia ja Googlen analytiikkadataa. Näiden palveluiden osalta tietoa siirtyy mm. Yhdysvaltoihin. HubSpot-palvelun henkilötiedot säilytetään EU-alueella sijaitsevilla servereillä, mutta osa ko. palvelun tietojen käsittelytoiminnoista suoritetaan ETA-alueen ulkopuolelta käsin mm. Kanadasta. Tietojen siirto Kanadaan toteutetaan EU-komission antaman vastaavuuspäätöksen nojalla. Tietosuojan taso voi ETA-alueen ulkopuolella olla alhaisempi kuin ETA-alueella. Ellei ko. tietojen siirron kohteena oleva maa, kuten Yhdysvallat, ole saanut EU komission riittävän tietosuojan vastaavuuspäätöstä, Mundi soveltaa muita asianmukaisia suojatoimia varmistaakseen henkilötietojen suojan, esimerkiksi soveltamalla Euroopan komission päätöksen mukaisia vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin.

Mundi käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojakäsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ko. tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Mundi varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kymmenen vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen mahdollisten vastuiden ja velvoitteiden toteuttamiseksi (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).

Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Mundi arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi Mundi huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

  • Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

  • Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa ilmoittamalla kiellosta kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen taikka peruuttaa tilaamasi uutiskirjeen käyttämällä viestissä olevaa linkkiä.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.